5 Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis -

Pelajari cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business dengan 5 langkah mudah ini. Tingkatkan layanan pelanggan dan interaksi dengan mudah.

Dalam dunia komunikasi digital yang serba cepat, WhatsApp Business telah menjadi alat penting bagi perusahaan yang ingin terhubung dengan pelanggan mereka dengan cepat dan efisien.

Salah satu fitur unggulan dari WhatsApp Business adalah kemampuan untuk mengatur pesan otomatis. Pesan ini membantu bisnis menjaga komunikasi yang konstan dengan pelanggan, memberikan respons cepat, dan mengelola pertanyaan tanpa perlu intervensi manual.

Dalam panduan mendalam ini, kita akan mengeksplorasi lima cara efektif untuk mengatur pesan otomatis di WhatsApp Business.

Daftar Isi tampilkan

Pengenalan ke Pesan Otomatis di WhatsApp Business

Pesan otomatis di WhatsApp Business berfungsi sebagai asisten virtual yang bekerja tanpa henti sepanjang waktu. Mereka sangat cocok untuk menyapa pelanggan baru, memberikan informasi penting, atau sekadar mengakui pesan di luar jam kerja. Tapi mengapa Anda harus menggunakan pesan otomatis?

Mengapa Menggunakan Pesan Otomatis?

Pesan otomatis meningkatkan pengalaman pelanggan dengan memastikan bahwa tidak ada pesan yang tidak terjawab. Mekanisme respons instan ini dapat secara signifikan meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan.

Bayangkan seorang pelanggan yang menghubungi untuk dukungan di luar jam kerja dan menerima pengakuan segera bahwa pesan mereka telah diterima dan akan ditangani selama jam kerja. Tindakan sederhana ini dapat mencegah frustrasi dan menumbuhkan rasa dapat diandalkan.

Selain itu, pesan otomatis dapat membantu menyaring dan mengarahkan pertanyaan ke saluran yang sesuai. Misalnya, seorang pelanggan mungkin mengirim pesan menanyakan detail produk, dan respons otomatis dapat memberikan tautan ke katalog produk atau halaman FAQ.

Ini tidak hanya menghemat waktu bagi kedua belah pihak tetapi juga memastikan bahwa pelanggan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat.

Manfaat Utama Pesan Otomatis

Efisiensi Waktu: Pesan otomatis menghemat waktu dengan mengurangi kebutuhan akan respons manual.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Respons cepat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Meningkatkan Produktivitas: Membebaskan staf untuk fokus pada pertanyaan yang lebih kompleks.
Menangani Pertanyaan Sederhana: Memberikan jawaban instan untuk pertanyaan umum.
Operasi 24/7: Memastikan bisnis Anda berkomunikasi sepanjang waktu.

Contoh Penggunaan Nyata

Pertimbangkan sebuah bisnis ritel online kecil yang beroperasi terutama melalui WhatsApp Business. Selama musim puncak, lonjakan pesan bisa sangat besar.

Dengan menerapkan pesan otomatis, bisnis ini dapat menangani volume pertanyaan yang tinggi dengan efisien. Misalnya, sebuah pesan otomatis bisa memberikan informasi pelacakan untuk pesanan atau menjawab pertanyaan umum tentang kebijakan pengembalian.

5 Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis

Mengatur pesan otomatis di WhatsApp Business sangatlah mudah. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai.

Langkah 1: Mengunduh dan Mengatur WhatsApp Business

Pertama dan terutama, unduh aplikasi WhatsApp Business dari App Store atau Google Play Store. Setelah diunduh, ikuti instruksi di layar untuk mengatur profil bisnis Anda. Pastikan Anda memberikan detail bisnis yang akurat, termasuk nama bisnis, kategori, deskripsi, dan informasi kontak.

Langkah 2: Mengakses Fitur Pesan Otomatis

Untuk mengakses fitur pesan otomatis, buka menu pengaturan dalam aplikasi. Di sini, Anda akan menemukan opsi “Alat Bisnis”, yang berisi berbagai opsi pesan otomatis.

Langkah 3: Mengatur Pesan Salam (Greeting Message)

Pesan salam adalah pesan pertama yang diterima pelanggan saat mereka menghubungi bisnis Anda untuk pertama kali atau setelah 14 hari tidak aktif. Berikut cara mengaturnya:

Buka “Alat Bisnis”.
Pilih “Pesan Salam”.
Aktifkan opsi “Kirim Pesan Salam”.
Sesuaikan pesan Anda. Buatlah ramah dan informatif.

Contoh Pesan Salam:

“Halo! Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis Anda]. Bagaimana kami bisa membantu Anda hari ini?”

Langkah 4: Mengatur Pesan Di Luar Jam Kerja (Away Message)

Pesan di luar jam kerja sangat penting untuk mengelola ekspektasi pelanggan di luar jam kerja. Berikut cara mengaturnya:

Buka “Alat Bisnis”.
Pilih “Pesan Di Luar Jam Kerja”.
Aktifkan opsi “Kirim Pesan Di Luar Jam Kerja”.
Tetapkan jam kerja Anda dan sesuaikan pesannya.

Contoh Pesan Di Luar Jam Kerja:

“Halo! Kami saat ini sedang tutup, tetapi kami akan menghubungi Anda secepat mungkin selama jam kerja. Terima kasih atas kesabaran Anda!”

Langkah 5: Mengatur Balasan Cepat (Quick Replies)

Balasan cepat adalah respons yang telah ditentukan sebelumnya untuk pertanyaan umum. Berikut cara mengaturnya:

Buka “Alat Bisnis”.
Pilih “Balasan Cepat”.
Ketuk ikon “+” untuk membuat balasan cepat baru.
Masukkan pintasan dan pesan yang sesuai.

Contoh Balasan Cepat:

Pintasan: /jam Pesan: “Jam operasional kami adalah Senin hingga Jumat, pukul 9 pagi hingga 5 sore.”

Contoh Praktis Penggunaan Pesan Otomatis

Untuk lebih memahami penerapan praktis pesan otomatis, mari kita lihat beberapa skenario dan contoh nyata.

Toko Online

Toko online dapat menggunakan pesan otomatis untuk menangani konfirmasi pesanan, pemberitahuan pengiriman, dan pertanyaan pelanggan tentang ketersediaan produk. Misalnya:

Pesan Konfirmasi Pesanan: “Terima kasih atas pesanan Anda! Nomor pesanan Anda adalah [Nomor Pesanan]. Kami akan memberi tahu Anda setelah pesanan dikirim.”
Pesan Pengiriman: “Berita bagus! Pesanan Anda [Nomor Pesanan] telah dikirim. Anda dapat melacak paket Anda menggunakan tautan ini: [Tautan Pelacakan].”

Restoran

Restoran dapat menggunakan pesan otomatis untuk mengkonfirmasi reservasi, memberikan detail menu, dan memberi tahu pelanggan tentang promosi khusus. Misalnya:

Pesan Konfirmasi Reservasi: “Reservasi Anda untuk [Tanggal] pukul [Waktu] telah dikonfirmasi. Kami menantikan untuk melayani Anda!”
Pesan Promosi: “Nikmati diskon 20% untuk semua pesanan akhir pekan ini! Gunakan kode WEEKEND20 saat checkout.”

Jasa Layanan

Bisnis berbasis layanan seperti salon atau layanan perbaikan dapat memanfaatkan pesan otomatis untuk mengingatkan pelanggan tentang janji temu, mengkonfirmasi pemesanan, dan memberikan pembaruan layanan. Contohnya:

Pesan Pengingat Janji Temu: “Ini adalah pengingat untuk janji temu Anda pada [Tanggal] pukul [Waktu]. Harap beri tahu kami jika Anda perlu menjadwal ulang.”
Pesan Pembaruan Layanan: “Layanan [Service] Anda sudah selesai. Terima kasih telah memilih kami!”

Kesimpulan

Pesan otomatis di WhatsApp Business adalah alat yang kuat untuk meningkatkan komunikasi pelanggan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam panduan ini, Anda dapat membuat pesan otomatis yang efektif yang akan menjaga pelanggan Anda tetap terinformasi dan puas.

Ingatlah untuk mempersonalisasi pesan Anda, menjaga agar tetap singkat, dan terus menguji serta menyempurnakan pendekatan Anda.